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離家找歸途

每個創作,每次觀看,都是一次出走。

自律才能自由 自由讓人自律|譯者如何提高工作效率?





我一直都對時間比較敏感,但真正開始近乎癡迷地鑽研並實驗各種時間管理以及提高效率的方法,是在生了小孩之後。寫這篇文章時,小孩兩歲了,以下是我一邊帶小孩一邊執行一個全職譯者的案量所使用的工作方法。





劃定工作環境


十多年前開始兼職接案時,因為白天還要上課或上班,所以都是利用晚上的零星時間進行。那時宿舍與租房的空間狹小,常出現的場景就是一個人窩在床上打電腦。但長遠下來這麼做不只對工作效率有害,對身體也不好,腰痛背痛樣樣來。這幾年,我發現有張專門工作的桌子很重要,一方面可以讓自己有較好的坐姿,另一方面環境可以幫助人進入專注的工作狀態,至於柔軟的床鋪就留給關機時好好休息。




創造工作狀態


1. 進度

「夢想標注了時間就成為目標,目標拆解為步驟就成為計劃,而只要計畫搭配了實際行動,就能夠使夢想成真。」我是一個非常嚴格實行每日工作進度的人,要是某天狀態不佳或者出現突發狀況,就必須設法在其他時間把原本的進度補回來。有了明確的每日進度,才能完成較長時間的大企劃。前幾年子彈筆記火紅,我雖然沒有執行Ryder Carroll所提出的所有細項與方法,但我一樣會每年、月、週都列出該段間的大小待辦事項,有任何新增的工作就馬上紀錄下來,再根據專案需要的時間,分派到每天的工作時段當中,我覺得對於追蹤自己的進度以及督促自己的效率有很大的幫助,也不會總覺得自己好像忘了什麼。


2. 時間

要是規劃了進度但效率不如預期要怎麼辦呢?雖然說「朝九晚五」聽起來像是辦公室打卡的工作模式,但我發現有規律的工作作息也會對整體工作效率有幫助。規律的「上下班時間」一來能幫助自己的生活不會一不小心的坍塌成一片散沙,另一個比較實際的好處是讓你的工作夥伴或者客戶知道,某個時段的你是「上工」的,或者如果可以讓自己的工作時間配合合作夥伴的工作時段,需要接洽事務的時候也可以縮短等待對方回覆訊息的時間。當然,這段時間究竟是什麼時段,就看工作性質有多少彈性以及自己的工作狀態,例如有些人可能晚上效率較好,工作模式與團隊的運作也允許這樣的作業方式,那當然沒有問題。






減少干擾


以前大家都認為,開放式的工作空間有助彼此交流、交換意見、腦力激盪,但事實上,更多時候也可能會彼此干擾。有的時候我們覺得「干擾」很小,不過是一下子分心,但我發現要是有比較完整的時間在不受干擾的狀態下工作,效率真的高很多。我習慣將工作時間拆解為較小區塊的專注時間,也就是盛行多年的「番茄鐘工作法」,讓自己在25分鐘的工作期間高度專注,時間到了就站起來喝杯水動一動。在案量特別緊繃的時候,我會在番茄時鐘的工作時間暫時把手機的wifi關掉,避免受到郵件或者訊息提示的干擾,等休息時間或者行政時間再打開,一併處理所有的訊息。

設立行政時間


任何職業都必須處理行政瑣事。高度專注的工作期間網路關掉之後,可以劃定專門處理行政庶務的時間,回信、整理帳務、開立各種文件等。至於這個時段要劃定在一天當中的什麼時間就因人而異;以我來說,每天開始工作前會先快速看一下信箱,要是有必須馬上處理的信件,就先處理完再開始一天的進度,其餘的事項就等到下班前一小時一併處理完。這樣的好處是在狀態最好的時段處理需要高密度專注的事情,而相同類型的事項統一處理也會比較節省時間(可搜尋我也非常受用的time blocking時間管理方式)。


預留可彈性運用的休息時間


前面幾個方法也不是萬無一失,難免會有需要加班的時候,這時休息時間也就變成彈性運用時間,暫時執行滿出來的工作量,不至於讓自己的工作狀態一直處於一種危險平衡。最後,我認真覺得以上的方法要有效,前提是充分休息;簡單來說就是工作時認真工作,休息事放心休息。自己的狀態好的時候,效率自然也會好,頭腦清楚也可以避免許多不必要的錯誤。



自律才能自由;自由讓人自律


很多人以為在家工作代表可以很隨性,如果只是兼職或者以興趣為導向的事,當然可以這麼做。但這些年下來,自己的經驗以及跟身邊一樣遠距工作的朋友聊天,發現大家都比以前在辦公室當員工時更有紀律。我們比一般上班族有彈性,只要有電腦有網路就可以隨時上班,並且依照自己的狀態制定工作模式。但做得好不如做得巧;要在不影響成果品質的前提下增加產能,勢必代表單獨案件的作業時間縮短、密度增加。每個人一天都只有24小時,提高效率的最終目的,是可以做得更多,或者騰出更多時間做其他同樣有意義的事情,或者單純只是想要用更從容的方式過生活。我深信,那些看起來最自由的人,通常也是最自律的!